| כל ההתחלות קשות - כמה מילים מרגיעות על הקשיים שצפויים לנו עם הכניסה לתפקיד החדש. |
| קליטה מנהלית - סדרי רישום, קבלת ציוד משרדי, התמקמות ונוהלי עבודה. |
| קליטה חברתית – השתלבות חברתית עם האנשים שאתה עובד. |
| קליטה מקצועית - יישור קו עם הותיקים והגעה לרמת ביצוע טובה. |
כל ההתחלות קשות
בימים הראשונים לעבודה אנו צפויים להיפגש עם הרבה אנשים חדשים ולהתמודד עם מגוון מטלות חדשות. בזמן קצר למדי נצטרך להשתלט על כמות גדולה של מידע שיגיע אלינו מכל עבר. כל האנשים מסביבך נראים ותיקים ומנוסים, ואילו אתה שזה עתה הגעת לארגון, עדיין לא "משופשף", עדיין טרי וחסר ניסיון צריך לעבור תהליך של "טירונות" כדי להיות חלק מהמערכת. ההתחלות הם תמיד קשות ולכן חשוב בתקופה זו לגלות ערנות, להיות בעניינים, ולהשתדל להילחץ כמה שפחות ולקחת את הדברים בקלות. ידוע שמי שעבר יפה את שלב הקליטה וההסתגלות רבים סיכוייו להתמיד ולהשתלב בארגון לאורך זמן. זוהי נקודה רגישה ושבירה משהו, שבמידה ותהייה מוצלחת תהיה לכך השלכה חיובית לאורך כל הדרך. דימוי ראשוני שיצרת עם כניסתך לתפקיד יהיה קשה לשנות בהמשך. פעל כך שהרושם הראשוני שתיצור בתחילת הדרך יהיה חיובי ומוצלח. כולנו חשים בהתחלה בלבול ותסכול. זה טבעי ומובן, לכן אין טעם להילחץ מכך. בתקופת הקליטה אנו בתהליך למידה וכל תהליך למידה כרוך בקושי ותסכול מסוים. קושי זה ישמש עבורך בהמשך כמנוף להרחבת ידע והתמקצעות.
הקליטה באה לידי ביטוי בשלושה מישורים:
קליטה מנהלית
- סדרי רישום, קבלת ציוד משרדי, התמקמות ונוהלי עבודה.
קליטה חברתית
- השתלבות חברתית עם האנשים שאתה עובד.
קליטה מקצועית
- יישור קו עם הותיקים והגעה לרמת ביצוע טובה.
קליטה מנהלית - קליטה מתחילה בפרטים הקטנים
סידורי קליטה
מדובר ברישום לחברה, בסידורי הטופסולוגיה למינהם, שיכולים להימשך מספר שעות טובות. היה ערוך לכך והתאזר בסבלנות. ביום הראשון הצטייד בתמונת פספורט עדכנית, תעודות זהות, תעודות גמר של מוסדות בהם למדת והשתלמת, ופרטים של בני משפחה (אישה, בעל, ילדים).
הפינה שלך
ארגן לך פינת ישיבה נוחה, כיסא בגובה נוח, מחשב בזווית נוחה מותאמת לעבודה וכן את כל הציוד המשרדי הנדרש: עטים, עפרונות, מהדק, מחורר, סיכות למהדק, מחק, טושים, מרקרים, מעמד לעטים, נייר דבק שקוף, פתקים דביקים, דיסקטים, מחברות וקלסרים. אתה זכאי לכלי עבודה נוחים ויעילים כמו מחשב טוב עם מסך גדול ואיכותי מסך 17" מספיק בהחלט, (מדפסת ופקס).
מגשיות
הצטייד במגשיות מתאימות וסדר את הניירות בטיפול: דואר נכנס, דואר יוצא, תיוק ונושאים נוספים לפי צרכיך.
קלסרים
הצטייד בקלסרים בהם תתייק חומר שקשור לעיסוקך, שים חוצצים ומיין את החומר לפי הנושאים.
חיבור לרשת
ודא הימצאות חיבורי תקשורת חוץ ופנים ארגוניים מתאימים, חיבור לאינטרנט, לאינטראנט, E-MAIL, הרשאות כניסה לרשת - , login Password משלך.
רשימת טלפונים חשובים
ערוך רשימת טלפונים של אנשים ומחלקות חיוניות בארגון כמו: שכר, משק ותחזוקה, דואר פנימי, help desk , רכב (אם יש) אליהם תפנה בעת הצורך.
מחברת עבודה
ארגן לך מחברת , בה תרשום פרטים חשובים ומידע שיופנה אליך. הצטייד במחברת נוספת, שבה בתחילת כל יום תפתח דף חדש ותערוך רשימת מטלות אותם עליך לבצע. סמן קו עם סיום המטלה.
קליטה חברתית - להיות בעניינים
השתלבות חברתית הינה פאן חשוב בתהליך הקליטה. להיות חלק מהמרקם הארגוני, לקבל תמיכה חברתית ולהיות שותף למה שקורה משפר את איכות חיי עבודה והופך את הקליטה לנעימה ומוצלחת.
צור קשרים חברתיים
אם אחד מהאנשים שעובדים בחברתך נראה לך ידידותי ומבין עניין, בקש ממנו מידע ופרטים על מה שקורה. אינפורמציה שימושית זו תשמש לך מורה נבוכים בתקופת קליטתך. נסה ליזום הליכה משותפת לחדר האוכל, או לקפיטריה בהפסקה, אז תוכל לספר על עצמך ולשמוע על הקורה בארגון.
זהה את אנשי מפתח והתחבר אליהם
אתר את אנשי המפתח בארגון, שמעורים חברתית במה שקורה ונסה להתחבר אליהם . קשר כזה יסייע לך להגיע למגוון רחב של אנשים בתוך הארגון שמקושרים לאנשי המפתח.
הבלט את מעלותיך
כבר בהתחלה אתה מביא אתך מטען אישי משלך , ידע וכשרונות שמייחדים אותך . אולי אתה מכיר תוכנה שימושית, אתר באינטרנט שיכולים להיות לעזר לעובדים אחרים. אם תבליט מומחיות מעין זו ותראה לאחרים מה אתה יודע, יחפשו את קרבתך וכך תוכל לקשור קשרים נוספים.
העזר במזכירה המחלקתית
שמור על קשרים טובים עם המזכירה המחלקתית, אם יש כזו. בדרך כלל יש לה אוצר ידע שאין לאחרים, היא מרושתת ומקורבת לבעלי תפקידים בכירים . אם תתייחס אליה יפה, היא תשמח לסייע לך ולתת לך מידע ועזרה ונחוצים לך בתקופה זו.
קליטה מקצועית - השאיפה למצוינות
הארגון אמור לדאוג להכשרה מקצועית שלך בתפקיד אליו נקלטת. יחד עם זאת, כדאי מבחינתך שתעשה את הצעדים המתאימים כדי שתשלב היטב מבחינה מקצועית.
רשום פרטים חשובים
בכל תהליך הקליטה השתדל להיות ערני ומעורב בנעשה. רשום פרטים חשובים שנאמרים לך, אחרת אתה עלול לשכוח את הנאמר בגלל מבול האינפורמציה שמונחת עליך.
התנסות עצמית
מידי פעם, חזור על דברי החונך כדי להיות בטוח שהבנת אותו. השתדל גם להתנסות בעצמך בנוכחות החונך, כדי שתוכל לקבל ממנו משוב על ביצועיך, וכדי שתחוש כיצד יש לעשות נכונה.
אין הביישן למד
אל תתבייש לחזור ולשאול אם הדברים אינם ברורים לך. מה שקורה הוא, שמי שכבר מנוסה בעבודה נוטה לחשוב, שהכל ברור ומובן לכל אחד, מה שלא נכון לגביך ולכן חזור ושאל עד שתדע.
ערוך סדר עדיפויות
אל תעמיס על עצמך יותר מידי מטלות בהתחלה. אם הוטלו עליך הרבה מטלות עם כניסתך לתפקיד, שב עם הממונה ונסה לברר איתו את לוחות הזמנים ואת סדר העדיפות לביצוע המטלות. הפרודוקטיביות שלך תבוא לידי ביטוי בהמשך ולא בתקופת הקליטה שנועדה יותר ללימוד והפנמת החומר.
אסוף מידע רלוונטי
אם אתה חושב שיש מידע, שלא מגיע אליך והוא נחוץ להצלחתך בתפקיד. המתן זמן מה, אולי המידע יגיע אליך בהמשך לאחר, שהמערכת תכיר אותך טוב יותר. אם "תקופת הההסתגלות" הסתיימה מבחינתך ועדיין לא קיבלת את המידע בקש לשוחח עם מהממונים שלך כדי שיספקו לך את המידע שאתה צריך לשם מילוי תפקידך.
הדרכות וקורסים
כדאי גם לבדוק אם ישנם קורסים, הדרכות וספרות מקצועית בהם תוכל להיעזר כדי לישר קו מבחינה מקצועית עם עמיתך לעבודה. השתדל ללמוד, להתפתח, להתקדם ולהתעדכן בידע ומיומנויות עבודה כדי להיות בתמונה ולהתקדם עם הזמן מבחינה מקצועית וניהולית.