ניהול זמן - 29 כללים שכדאי לדעת

לא אחת אנו צריכים לעשות מספר דברים בו זמנית, נכנסות פתאום דרישות חדשות ולא צפויות ואנו נתבעים לבצע את הדברים מיד והכי טוב שאפשר. אז מה עושים, איך מתמודדים?

עסוקים ככל שנהייה , בתפקידים הבכירים והלחוצים ביותר , יכולתנו לנהל את הזמן ביעילות ובתבונה תלויה בנו ; באיזה מידה אנו מאורגנים כראוי ועד כמה אנו יודעים לנהל את זמננו בצורה יעילה וחכמה.

האמרה "שמי שיש לו זמן-יש לו זמן להכל ומי שאין לו זמן -אין לו זמן לכלום" בהחלט נכונה בהקשר זה. ניתן לעבוד בהספק גבוה וביעילות במידה ונשמור על כללים מסוימים שיהפכו להרגל אישי וחלק משיטת העבודה שלנו.
להלן 29 כללים  מטכניקה שנקראת "ניהול זמן" שמומלץ לאמץ, אם לא את כולן לפחות את חלקן:

1  -  עשו רשימה של מטלות שעומדות על הפרק וציינו סדר עדיפויות מהחשוב ביותר לחשוב פחות. מומלץ לעשות רשימה כזו כל בוקר לפני שמתחילים לעבוד. "השקעה" קטנה זאת בתחילת יום תיתרום לנו רבות לעשות סדר בראש , להתרכז בעיקר ולא בטפל ולהרגיש פחות לחוצים. הנושאים לטיפול מופיעים לפנינו שחור על גבי לבן ולא נמצאים באיזה שהוא מקום בחלל מוחנו ומהווים מקור למתח וטירדה מיותרים, ועלולים להפחית את יעילותנו.
2  -  קבעו מועדי סיום ריאליים לכל אחת מהמטלות. במידה ומדובר במטלה גדולה כמו הכנת מאזן שנתי, סקר שכר לעובדים וכדומה חלקו כל מטלה כזו ליחידות קטנות תוך קביעת מועד סיום לכל אחד מהם. חלוקה מטלה גדולה למטלות משנה שנעשות במרווחי זמן ריאליים,  יוצרת תחושת מסוגלות והופכת את המשימה המאיימת כאתגר שניתן לעמוד בו.
3 - אין לערבב ניירת ללא סדר ולהעמיס את השולחן בניירת, זה רק "מבלגן" את  המחשבה. יש לקרוא כל נייר באופן שיטתי, לפעול בהתאם לתייק , לזרוק וכן הלאה. אי סדר בשולחן העבודה יוצר אי סדר במחשבה ותחושה שיש אין סוף מטלות שרובצות על גבנו ומחכות לטיפול. כאשר נעשה סדר בניירות נגלה פתאום שחלקם הגדול כבר לא רלוונטי וניתן להשליך אותו לפח האשפה, חלקן דורש טיפול קל ומהיר. לאחר סידור כזה נימצא  שאנו מתפנים להתעסק במטלות העיקריות .
4  -  לאחר שהגעתם להחלטה שכחו אותה ועברו לנושא הבא. אין טעם לבזבז זמן ואנרגיה בלחשוב אם ההחלטה הייתה טובה אם לאו. לפני הביצוע יש לבדוק את העובדות ביסודיות  ולפעול בהתאם.  אולם, לאחר הביצוע אין טעם לחשבונות נפש וייסורים מיותרים. כולנו עלולים לטעות מדי פעם , אולם אין בכך לרפות את ידנו , או כדי לגרום לנו לפעול בהססנות ובחוסר נחישות. מוטב לעשות ולטעות מידי פעם מאשר למרוח את הזמן על התלבטויות שלא יובילו אותנו לשום מקום.
5  -  יש לדבוק כל פעם במשימה אחת ולסיים אותה. ולא לחשוב על משימות אחרות . לדוגמה, אם אנחנו מראיינים כרגע לא להכניס שיחות טלפון, יש להתרכז בראיון ולהיות עם המרואיין. המשימות לא תסתיימנה אף פעם ואין טעם בלחשוב מה פספסנו כרגע ומה היינו צריכים לעשות. המטרה היא להיות כאן ועכשיו בכל משימה.
6- שימוש בתוכנה לניהול סדר יום עשויה ליעל את תיכנון הזמן שלנו. באמצעותם נוכל לתזמן פגישות עם גורמים שונים בארגון, לנהל משימות לפי לוחות זמנים שקבענו, לקבל התראות קוליות על מועדי פגישות שלפנינו ועוד. מי שהתחיל לעבוד עם תוכנה כזו מגלה שהוא לא יכול בלעדיה .

7  -  לכל אחד מאתנו שעון ביולוגי שפועל בצורה שונה מחברו. בדרך כלל רוב האנשים חשים רעננים וצלולים יותר בשעות הבוקר . שימו לב איזה משעות היום הם שעות השיא שלנו ועשו בהם את המשימות החשובות. השתמשו בנקודת השפל לפעולות רוטיניות ופחות חשובות. לדוגמא בבוקר כשרעננים מתקשרים ללקוחות, בצהרים בשעת "הנפילה הגדולה" מתייקים.
8  -  קבעו סדרי עדיפויות לטלפונים, מכתבים, ו EMAIL וטפלו בחשובים ביותר קודם. מי שעובד עם אימיילים מגלה שמדובר במקור לחץ ושמקשה על ניהול הזמן. מדי פעם מופנה הקשב שלנו לדואר האלקטרוני הנכנס. כדאי להימנע מנוהג זה ולא לטפל בכל מייל בודד שמגיע, אלא לקבוע שאחת למספר שעות נטפל בכמות גדולה של מיילים שהיגיעה. כאשר ביתר הזמן נתעסק במטלות אחרות לא פחות חשובות.

9-  היותנו זמינים באופן קבוע לשיחות בטלפונים סלולריים עלולה לפגוע ביכולתנו לנהל את זמננו כראוי. מה לעשות כאשר אנו נמצאים בפגישה ופתאום הטלפון הנייד מתקשר?  פשוט נכבה  את המכשיר עד שהפגישה תסתיים, כך מלוא הקשב יהיה מופנה לנושאים שבדיון. המתקשרים יכולים לחכות עד שהדיון יסתיים והם יעריכו אתכם יותר  כאשר תחזרו אליהם כשמלוא תשומת הלב מופנה אליהם.

10- עומס מטלות גורם לנו, לא אחת, להזניח את המימד הבין אישי שבעבודה. אנו רוצים להספיק כמה שיותר ולכן במקום להתקשר, או לפגוש את הלקוח, או העמית לעבודה שפנה אלינו אנו שולחים מייל קצר למי שפנה. זיכרו, אין תחליף למפגש או שיחה בלתי אמצעית דרכה אנו לומדים טוב יותר את הבעיה ונותנים לה פתרון הולם יותר. קשר אנושי ובלתי אמצעי למרות שהוא אורך יותר זמן ממענה בכתב יתרום לעבודה איכותית.

11  -  יש לשמור על זמני פגישות קצרים וענייניים ולא לאפשר להם לגלוש. קבעו מועד סיום לפגישות אלה ועמדו בהם. גלישה קטנה בכל פעם יוצרת דחייה של משימות שמחכות בתור ובסופו של דבר יוצרת פיגור גדול בלוח הזמנים.

12- השכמה מוקדמת ופעילות כבר בשעות הבוקר המוקדמות תסייע לנו לארגן את סדר יומנו כראוי ומסייעת לתחושה של שליטה בזמן ופיגור מיותר בלוחות הזמנים . זה הזמן לעבור על סדר היום ולארגן אותו, לסדר את שולחן העבודה, לסדר את הניירת שעל שולחן העבודה, לקרוא מיילים ולהתכונן לבאות בתוך רעננות וריכוז  מקסימליים.

13-  בלוח הזמנים שלכם שבצו מועדים בהם אין לכם מטלות מיוחדות. פסקי הזמן האלה חשובים לשם תכנון לטווח ארוך ושיפור תהליכי עבודה. מדובר בפסק זמן יצירתי שמסייע  לחשוב על פתרונות חלופיים ודרכי עבודה הולמים יותר.

14- חשוב לאכול נכון ובזמנים קבועים . אכילה בזמנים קבועים עוזרת לנו למלא את המצברים כראוי . אכילה צריכה להיות מתונה תוך שאנו מתרכזים במזוננו ולא עסוקים החשיבה מה לא עשינו ומה עוד אנו אמורים לעשות . תחושת שובע מתון  ללא מתיחות ועצבנות יתרה שנלווים למצב רעב וצמא תסייע לניהול סדר יום תקין ומאוזן.

15 - לא לשכוח חברים- עם כל העומס שמצטבר וטרדות שונות שמשונות שיש לנו בעבודה להזניח את הפאן החברתי .  ידועה האמרה ש"מי שאין זמן לחברים כאשר יהיה לו זמן לא יהיו לו חברים". גם בעתות לחץ, חשוב להרים טלפון להתעניין בשלום חברנו ולקבוע פגישות  כדי שלא נישכח שמעבר לעבודה יש גם עולם  חברתי שחבל לאבד אותו .

16- גם בזמנים הלחוצים ביותר אין להזניח את המשפחה. המשפחה הינה מקור כוחנו והבסיס ממנו אנו יוצאים לעבודת יומנו. לכן מומלץ שניקבע זמנים קבועים במהלך היום בהם ניצור קשר ונגלה מעורבות בכל הקורה בחוג המשפחה.

17- הקפידו לשמור על סדר יום קבוע. קיבעו, לדוגמא, שבתחילת היום הנכם מרוכזים בעבודת ניירת, לאחר מכן קובעים זמן לפגישות, וכן הלאה. סדר יום קבוע יסייע לכם לעמוד במשימות שליפנכם ביתר יעילות, מבלי ליצור חללים גדולים מידי בין משימה למשימה .

18 - קחו חופשה מידי פעם. החופשה עושה ניפלאות בכל הנוגע לקבלת פרופורציות בחיים. מדובר בזמן איכות שאם נדע לנצלו כראוי, אזי נמלא את המצברים ונגיע לעבודה מאוזנים יותר ומסוגלים לנהל את זמננו ביתר יעילות.

הנקודות הבאות עוסקות במימד הפסיכולוגי שקשור לניהול זמן. יצירת הלך נפשי טוב ומאוזן משפרת את יכולתנו לנהל את זמננו כראוי:

19- חכמי האינטילגנציה הרגשית גילו לנו שמתן דרור לרגשות כמו כעס לא יוביל בהכרח לתחושת רווחה אלא דווקא יעצים תחושות שליליות נוספות -במעין גלגל קסמים. שליטה ברגשות כמו כעס, שינאה וחרדה,יסייעו לנו  ליצירת מצב נפשי מאוזן בו נוכל לתכנן את זמננו ביתר יעילות.

20- היו אסרטיביים ואל תתביישו להביע את דעתכם מול לוח זמנים לא הגיוני או לחוץ מידי שנקבע לך. חוסר אסרטיביות יגרום לגודש הולך וגובר במטלות ואי עמידה בלוחות הזמנים.  מסתבר, באופן פרדוקסלי, שהשתדלות יתר מביאה לתוצאות הפוכות ממה שרצינו להשיג.

21-  למד לסלוח לעצמך. כפי  שרבי נחמן מברסלב אומר: לכל אדם יש נקודות טובות וחזקות שעליו לשמוח בהן ולזכור אותן. אל  תיתן לטעויות שעשית להשתלט עליך . תחושות אשם לא תורמות לדימוי העצמי שלנו תפגע ביכולתנו להיות מכווני מטרה ותפגע גם בתכנון הזמן שלנו.

22- פעלו לשיפור מתמיד בתכנון ובניהול הזמן שלכם. מדובר  במיומנות נירכשת שניתן לשפרה באופן מתמיד . לא דומה תכנון זמן של מנהל בן עשרים שנימצא בתחילת דרכו למנהל בן ארבעים שלמד על בשרו ותוך התנסות מתמדת את תורת  ניהול הזמן. שפר את ביצועיך דרך לימוד מתמיד והתנסות אישית. זה אולי קשה- אבל בסופו של דבר משתלם.

23- כמו שכבר נאמר "סוף מעשה במחשבה תחילה". מי שדואג מראש למלא את המצברים, להגיע רגוע יותר לעבודה , עם רגשות חיוביים ומצב גופני רענן יזכה ברוב המקרים ליום מוצלח שמנוהל באופן מאורגן ומסודר.  נתחיל  לעבוד ברגל ימין ואז כל היום יראה בהתאם. התעמלות בוקר, לשם דוגמא, היא דרך מצוינת להתחיל בה את היום שיכולה לצבוע לנו את כל היום באופן חיובי ובריא. העיקר, לקחת החלטה נחושה ואמיצה לעשות את זה והיום שלנו יראה אחרת.

24 - כאשר, כבר יש לנו ממילא יום כזה ששום דבר לא הולך לנו , לא משנה מה נעשה , פשוט נעזוב את זה נתעסק במשהו אחר, נעשה הפסקה ואחר כך נמשיך ממצב יותר רגוע וטוב. אין טעם להילחם בעצמנו ולהמשיך באותו דבר שגורם לנו תסכול ועצבנות זה לא בריא ולא מומלץ.
25 -הימנעו מיתר פרפקציוניזם- לפעמים אנו מנסים לדרבן את עצמנו לפעילות יתר, בבחינת "אני חייב להספיק הכל והיום!" לא פעם הנחיות פנימיות כאלה גורמות לנו לחוש לחוצים וממורמרים , ויותר משהן גורמות לנו לזוז בתנופה קדימה , בסדר יום שיטתי ויעיל הן עלולות לגרום לנסיגה ואי עמידה בלוחות הזמנים שקבענו.

26- היה קשוב לעצמך ולתחושותיך. במידה ומופיעים איתותים גופניים כמו כאב ראש , או לחץ בחזה אין להתעלם מהם. הרפה מעט, ראה (הרפיה הוליסטית) קח פסק זמן וכאשר תרגיש הקלה חזור לעניינך כאשר אתה נינוח יותר. עובדים, שאינם שועים לאיתותים אלה ומנסים לקבוע לוחות זמנים צפופים, כדי להספיק כמה שיותר, עלולים לשלם מחיר בריאותי כבד בשל כך.

27- שמירה על מצב רוח טוב מאוזן יסייע לנו לנהל את זמננו כראוי.  כאשר אנו שרויים בדיכאון או עצבות הכל הופך למין סלט לא מסודר ולא פתיר. נעבוד  על הרגשת השמחה והאופטימיות ונחוש כיצד העניינים מסתדרים כולל ניהול הזמן שמופקד בידנו.

28- השתדלו להנות מכל פעולה בהם אתם עוסקים. נעניק את מירב תשומת הלב לכל פעולה ופעולה ונפיק ממנה הנאה. גישה כזו מגבירה את היעילות ותורמת לביצוע יסודי מבלי לעגל פינות. אפילו פעולות פשוטות כמו  הקלדה ותיוק ניתן לעשותן בקלילות , הנאה וריכוז.

29- ישנם ימים כאלה, שלא משנה כמה נתכונן אליהם שום דבר לא ילך. נקום על צד שמאל , הפקקים בבוקר יהיו ארוכים מהרגיל, יקרו תקלות בלתי צפויות בעבודה ונרגיש בסוף היום שלמעשה כל מה שתיכננו ורצינו לא יצא לפועל . עצם המודעות לקיומם הבלתי נימנע של ימים כאלה ו"קבלת הדין " בסלחנות ובסובלנות יעזרו לנו לצלוח אותם בשלום -לקראת יום מוצלח יותר.

 יוסי אור-יאן - יועץ ארגוני מנהל אתר jobportal.co.il  אתר הדרושים הגדול שאינו עובד בשבת.

• הוספת תגובה
• חזור למעלה
• הדפס
• שלח לחבר

הוספת תגובה למאמר

שם
אימייל
כותרת
תגובה
חזור על התווים המופיעים במסגרת