עיין ערך הדרכה: על הדרכה ארגונית ומגמות עכשוויות בתחום

מהי הדרכה ארגונית

? מה בעצם עושים שם

שלבי ההדרכה

בדיקת אפקטיביות ההדרכה

הדרכה בפנים והדרכה בחוץ

מגמות חדשות בהדרכה

רשימת מקורות

האדם לומד כל חייו , במודע או שלא במודע, באופן פורמלי ובאופן לא פורמלי. כך גם הארגון, בשלבי חייו השונים, עובר תהליכי למידה בהיותו מערכת פתוחה המנהלת דיאלוג מתמיד עם סביבתה.
כל ארגון, ראוי לשמו, שם לו למטרה את תחום ההדרכה, כאחד התחומים החשובים ביותר בניהול משאבי אנוש. הדרכה מתרגמת מונחים ערטילאיים מאסכולות מתקדמות במשאבי אנוש כמו, האצלה, שיתוף בידע, העצמה, פיתוח והעשרה לשפת מעשה באמצעות לימוד, הכשרה והפנמת תכנים בקרב העובדים. בדרך זו, ההדרכה משמרת את הזיכרון הקולקטיבי ובונה מאגר ידע, שמהווה עושר תוכני שלו הארגון זקוק להישרדותו לאורך זמן.
וולט דיסני, לדוגמא, הנחיל למפעל חייו תוכנית עבודה עם קודי שירות טוטליים, שהועברו לעובדים באמצעות ימי אורינטציה והדרכות אינטנסיביות והפכו את חברת דיסני לשם דבר בתחום. הוא ביקש שמורשת זו תישמר גם בקרב ממשיכי דרכו ואומנם כך נעשה והחברה המשיכה לשגשג ולצמוח. הצלחתו בולטת על רקע חברה מקבילה בשם קולומביה פיקצ'רס, שעם מות מייסדה לא שימרה את התפיסה והאידיאולוגיה שלה וחדלה להתקיים כחברה עצמאית. (קולינס ופוראס 1995). בארגון כמו מוטורולה, לשם דוגמא, העובד מחויב לצבור שעות הדרכה, והשתתפות בהדרכה הינה אחד הפרמטרים לקידום ותגמול בחברה. עובד טוב הוא עובד לומד, עובד סקרן ,עובד שרוצה להרחיב את מעגל הידע והמיומנויות שלו.
ארגונים מודרניים למדו, שהשקעה בעובד מחזירה את עצמה עשרות מונים. הידע הזה שהופנם, בדרך כל שהיא, יהפוך ברבות הימים לנכס ארגוני, שבו העובד יעשה שימוש, כדי להפוך את הארגון לארגון תחרותי ומוביל . מזווית ראייה זו- הדרכה היא בסיס חיוני להצלחת הארגון.

מהי הדרכה ארגונית הדרכה נועדה, בשפת אנשי המקצוע, לגשר בין המצוי לרצוי. המצוי הוא ידע , מיומניות ועמדות של עובדים בארגון -נכון להיום. הרצוי הוא המקום בו הארגון שואף להיות מבחינה רמה אנושית , טכנולוגית ועסקית.
מכאן הגענו להגדרתה של ההדרכה, לאמור, הדרכה נועדה לגשר בין המצוי לרצוי בארגון בידע, מיומנות ועמדות כדי להדביק את הפער עם שינויים טכנולוגיים וכדי לפתח את המשאב האנושי לטווח ארוך לקראת תפקידים ניהוליים ומקצועיים עתידיים.

? מה בעצם עושים שם השם "הדרכה" יש בו כדי להטעות, במידה מסוימת, לגבי הפונקציה שגוף זה ממלא. אנשי הדרכה בארגון, ברוב המקרים, אינם עוסקים בהדרכה לכשעצמה. אין להם, ברוב המקרים, את הידע הטכני הספציפי כדי לעסוק בהדרכה גופא, אלא הם משמשים כשליחי ההדרכה בארגון , כסמכות מתודולוגית שמובילה את נושא ההדרכה ויוצרת ממשקים מתאימים בין המומחים לעובדים הזקוקים להדרכה. מחלקת ההדרכה מנהלת למעשה דו שיח מתמיד עם העובדים כדי לעמוד על צורכיהם וכדי להיות קשובה לפערים בין המצוי לרצוי.
מחלקת הדרכה דואגת להכשרתו של העובד החדש בארגון כדי להעביר לו את הידע הארגוני המתאים, וכדי לשמש כסמכות מקצועית, שאחראית על "אינדוקטרינציה" (במובן החיובי של המילה-כמובן) לעובדים החדשים.
הארגון רוצה לשרש באמצעות ההדרכה בקרב העובדים החדשים התנהגויות, שאינן מקובלות "בבית סיפרנו" ולחזק ולעודד התנהגויות ודרכי פעולה רצויות מבחינת הארגון שעולות בקנה אחד עם תפיסתו וצרכיו.

שלבי ההדרכה תהליך הדרכה מורכב ממספר שלבים : (בר חיים, 1988)
1)  איתור צורכי הדרכה- הדרכה צריכה לנבוע מצורך מסוים בין אם הוא עכשווי או עתידי. בשלב זה אנו מנסים לבדוק מהו הפער בין הידע המיומנויות של העובדים לבין הנדרש. הארגון עומד על המצוי בעזרת סקרים ארגוניים שונים ובאמצעות בדיקת צורכי הדרכה בהם ניתן לעמוד על רמת הידע , המיומנות, והעמדות של העובדים. בנוסף, הוא יכול להיעזר בהערכות ביצועים לאיתור כשלים, וצורך בשיפור מיומניות של עובדיו.
2)  הגדרת יעדים אופרטיביים- בשלב זה קובעים יעדים אופרטיביים שיש לעשות כדי לענות על צורכי ההדרכה וכדי שההדרכה תשיג את מטרותיה.
3)  עיצוב התוכנית ובנייתה - בשלב זה בונים את הכלים והעזרים, בוחרים מדריכים, את מתקני הלימוד וקובעים לוחות זמנים לקראת ההדרכה.
4)  ניהול תוכנית והפעלתה- שלב ביצועי בו מופעלת התוכנית.
5)  הערכת אפקטיביות הדרכה- לאחר ההדרכה יש לבדוק אם ההדרכה השיגה את מטרתה , אם ההשקעה הייתה כדאית ואם עמדנו במשימות שהצבנו לעצמנו בשלב הגדרת היעדים. בנוסף, אנו בודקים אם ההדרכה פתרה את הבעיות עליהם עמדנו בשלב איתור צורכי הדרכה.

בדיקת אפקטיביות ההדרכה אם נבחן את התהליך הנ"ל , יתכן שנתרשם שלאנשי הדרכה יש חלק מכריע וחשוב, בעיקר בתחילת ובסוף תהליך ההדרכה . אבל, גם בשלב הביצוע יש לגוף ההדרכה תפקיד חשוב בבדיקת טכניקות הלימוד , אם הן נעשות בצורה ראויה, מעניינת, אפקטיבית ומשיגה תוצאות.
לשם בדיקת אפקטיביות ההדרכה ניתן להשתמש במספר דרכים שמובאות כאן מהקל לכבד. ( ב"קל" הכוונה קל ליישום , אך מדובר בבדיקה שטחית. ב"כבד" הכוונה לקשה ליישום, אך הבדיקה מעמיקה)
1)  ברמת התגובות- ניתן להעביר שאלון בסוף ההדרכה כדי לעמוד על מידת ההנאה, העניין והדעה של המשתתפים על התכנים שנלמדו.
2)  למידה- האם חל שינוי בידע שהעובד רכש בעקבות ההדרכה. האם הוא קלט את הנאמר לו וחל אצלו שינוי ברמה הקוגניטיבית, מבחינה זו, שסך הידיעות של העובד לאחר ההדרכה עולות על סך הידיעות לפני ההדרכה ואם מידע זה תואם את הנלמד. ניתן לבדוק זאת באמצעות מבחן ידע שניתן למודרכים לאחר ההדרכה.
3)  שינוי התנהגות- ניתן לבדוק לאחר ההדרכה, אם אכן הופנם הידע וחל שינוי בהתנהגות העובד במהלך עבודתו. ניתן לבדוק שינוי בהתנהגות לפי הערכת ממונה בהערכת ביצועים.
4)  הישגים ברמה ארגונית- האם בעקבות ההדרכה חל שינוי כלל ארגוני , שחוצה את כלל הארגון ומלמד על הצלחת ההדרכה. לדוגמה, אם ניתנה הדרכה כלל ארגונית בנושא טיב שירות ללקוח , האם במשוב שמתקבל מקהל הלקוחות מלמד על שיפור בטיב השירות. (בר חיים, 1988)
ברוב המקרים אנו רואים התייחסות לרמה אחת ושתיים ופחות לרמות שלוש וארבע מטעמים פרקטיים. מה גם, שיש קושי לבודד את השפעת ההדרכה ממרכיבים סביבתיים אחרים, שמשפיעים בטווח הקצר והארוך על התנהגות העובד והארגון.

הדרכה בפנים והדרכה בחוץ על פניו הדרכה מסודרת מאורגנת מחוץ לעבודה , שעבורה מתכנסים עובדים מאותו ארגון או מארגונים שונים הינה מאוד מקובלת ונפוצה ויתרונותיה בצידה . היא מנותקת מלחצים, מקיפה ונעשית באופן מבוקר על ידי איש מקצוע שאמור להיות אמון בתחום אותו הוא מלמד. (בר חיים, 1988)
הדרכה חוץ ארגונית, שנעשית על ידי מומחים לדבר, שהארגון שוכר את שרותיהם להדרכה שאינה במסגרת העבודה, יש בה כדי להרחיב את אופקיו של התלמיד ולתת לו "ארגז כלים" שעשוי להיות לו לעזר במהלך העבודה. מבחינה פורמלית, הלימודים מעניקים תעודת הסמכה מתאימה לקראת "הדבר האמיתי", התעסקות בתחום מקצועי ספיציפי.
הבעיה בהדרכה כזו נובעת מהפער שקיים בין התיאוריה למציאות, בין המרחב הכיתתי לעולם העבודה. אחרי הדרכה מעין זו, או רכישת השכלה במוסד חיצוני כל שהוא, יש מנהלים שמבקשים מעובדיהם לשכוח אל כל מה שלמדו, כדי להיות פנויים מנטלית ללמוד את הטכנולוגיה הספציפית, את התפיסה הראויה ואת השפה הארגונית המיוחדת כדי שהעובד "ינגן" נכון ובתיאום עם שאר העובדים בארגון. בגישתם זו מכוונים מנהלים אלה מבלי משים לסוג שני של הדרכה- הדרכה תוך כדי עבודה, המכונה OJT On the Job Training , שנועדה להנחיל את הידע והמיומנות הארגונית תוך כדי עבודה, בבחינת "ממני תראו וכך תעשו".
יותר ויותר ארגונים מודעים לחשיבותה של הדרכה מעין זו בהיותה מעניקה לעובד משוב מיידי, ויש בה לימוד חוויתי ומיידי וחשיפה רבתי לעולם המעשה.
ניתן לומר, ששני סוגי הדרכה אלה, מחוץ ובתוך העבודה חיוניות. הדרכה מחוץ לעבודה חיונית בהיותה מדיום שנועד לתת לעובד רקע, מבוא ובעיקר ידע מכין לקראת עולם העבודה, ואילו הדרכה פנים ארגונית היא ההדרכה הפרקטית לה העובד זקוק כדי לתפקד וכדי לפתח מיומנויות נדרשות לעבודה יום-יומית.

מגמות חדשות בהדרכה בשנים האחרונות ישנה תזוזה מהדרכה מסורתית , פרונטלית ו"יבשה" להדרכה חוויתית , בה הלומד מפעיל את מירב החושים, משתתף פעיל , נהנה מחווית הלימוד ומקבל משוב תוך כדי הפעלה. כאשר משתמשים , באמצעים מגוונים , כאשר הדרכה היא חוויתית , כאשר היא מחוברת לרגשות חיוביים היא הופכת למשהו חי , קשור למציאות וכך היא מאוחסנת טוב יותר בזיכרון, ועשויה להישלף בבוא הזמן בעת הצורך ולהיות מפתח ליצירתיות ועשייה נבונה שלהם הארגון זקוק.
כפועל יוצא מכך ובעקבות כניסה של טכנולוגיות חדשות, אנו עדים לכניסה שיטות הדרכה, שאינן נערכות במתכונת פרונטלית, מסורתית ומקובלת, אלא באמצעות עזרים טכנולוגיים של למידה מרחוק באמצעות רשת האינטרנט, או לווין.
בעזרת כלים של למידה מרחוק, מתקיים שילוב בין הדרכה פנים וחוץ ארגונית.
העובד יכול ללמוד ממיטב אנשי המקצוע ובשיטות הוראה מתקדמות לימוד מקיף, מבלי לעזוב את כותלי המשרד, מה שתורם לחיסכון בזמן ובעלויות.
שימוש במולטימדיה, אנימציה וקול הופכים את הלמידה למעשירה ומהנה וניתן להתקדם בקצב אישי בחומר הלימוד. בנוסף, ניתן להיכנס למאגרי מידע, לאתרים שונים, להוריד קבצים, לנהל דיאלוג ולראות מצגות. (פולצ'ק, 1998)
בימים אלה, יש לא מעט אנשים שמציגים תעודות שמעידות על היותם בוגרי קורסים שהועברו באמצעות באינטרנט במוסדות הוראה שממוקמות בעיקר בחו"ל, כאשר, כל הלימוד כולל בחינות ההסמכה נערכו באופן וירטואלי.
עופר לוי, מנכ"ל אינטרוויז, חברה העוסקת בהדרכה מרחוק, מציין שללמידה וירטואלית כזו יש גם חסרונות בגלל העדר מסגרת מחייבת , העדר קשר עין עם המדריך וקושי בקבלת משוב מיידי שניתן לקבל בכיתה רגילה. (דוברת, 2001) יחד עם זאת, נראה שעם כניסת טכנולוגיות להעברת תקשורת מהירה על גבי פס רחב כל התחום יקבל תאוצה ניכרת ושיטות הדרכה מעין אלה יהיו זמינות ונפוצות יותר.

רשימת מקורות בר חיים, א. (1988). ניהול משאבי אנוש. ת"א: האוניברסיטה הפתוחה. (יחידה 8)
דוברת, ז. (25-26 פברואר 2001). לכודים ברשת. גלובס. עמוד 74.
פולצ'ק, מ. (1998). למידה מרחוק. משאבי אנוש. גיליון יוני. עמודים 36-39.
קולינס, ג. ופוראס, ג. (1995). לנצח נבנו: 18 חברות מופת. ת"א: פקר.

• הוספת תגובה
• חזור למעלה
• הדפס
• שלח לחבר